一個展覽會從孕育到終結，一般要經過規劃籌備、設計施工、展出管理和終結清理等幾個階段。下面側重從會展設計方面談談展覽會的設計程序及其要求：

    展覽會的設計主要分總體設計和局部設計，前者側重宏觀效果、后者側重微觀效果。

    總體設計是根據展會主題及其展覽總體策劃方案（文字大綱）的內容，通過總體設計人員的系統規劃，系列設計，把抽象的文字概念變成具象的視覺傳達形象的一種創新過程，也是展覽會設計程序中的主程序。其主要環節包括以下幾個環節：

    （1）場地規劃。它包括平面、立面和空間過渡。其要求是平面處理時按不同展會的分類進行場地劃分。具體到某屆展會，就是按照展會招展落實的攤位分布圖，進行平面的場地劃分，確定具體的空間范圍，并按實物密度、重量、動力負荷等合理分配展位的位置和具體的立體空間尺度。其中，還要充分考慮參觀路線、消防通道以及觀眾流量的多少、規劃出公共場地的占有面積。對展會總體要求的立面效果，主要從整體上把握統一高度和色彩效果，對公共部分由總體上統一設計，對每個展位的立面要求主要強調統一高度、形體和色彩。其他部分均由某個展位的局部設計去完成。從整體空間效果上，要求展位分布要結構合理、空間分割自然流暢，視野開闊多變，占有效益明顯。在空間過度的處理上，主要考慮現場建筑結構、自然采光與人工照明之間的協調以及如何減少觀眾視覺疲勞、防止有害干擾等諸因素。以上內容要在規劃設計時，統一按現場比例設計出成套的設計效果圖和施工制作圖。

   （2）基調處理。總體設計的基調包括造型基調、色彩基調、文風基調和動勢基調。造型基調一般分為標準、特裝、封閉、開放等，也有按陳列、展示、交易、互動等進行分類。從風格上有傳統的、時尚的、動漫的等。色彩基調大體分為冷調、暖調和中間調。其要求是按不同內容、不同季節，環境基調、采光效果以及宏觀上綜合光源色、環境色和固有色之間的色平衡（或稱色統調），分別選用合適的色彩基調，并設計出有關基調色譜和彩色效果圖。文風基調，主要包括文學表達的風格、文字量的比例、字型的選用，書寫加工的規范等。它要求按不同展覽的內容和行業特色選用報道型、抒情型、宣教型、廣告型等不同風格的文體，并從整體形式出發，確定整個展會以圖文為主或是實物為主，在字型的選用上，主要根據內容、性質、規模、等級以及地區應用文學的習俗，如國際展覽常用漢英對照、少數民族地區選用漢文與民族文字結合等形式。在文字規范上還要分別確定選用的字型（如宋體、黑體、楷書、廣告體、藝術體等）和規格（大寫或小寫、簡體或繁體等）以及方法（直書、電腦刻字、噴繪、轉印、屏顯、投影等）。動勢基調主要分動態、靜態和動靜態三種基調。它是整個展會有機統一、整體運轉、協調和諧的控制線。要求在韻律控制、節奏起伏、動靜變化上給人以舒服而有彈性的動勢感。要在確保動勢美感的基礎上防止產生噪音共振、眩光污染、空氣污染、火警突發、群體擁堵、以及漏電、漏水、漏氣、空調失控等不安全因素的發生。

    （3）進度安排。它包括展位招商、展品征集、展示布展、物料供應、交通食宿，公共協調等幾個主要進度計劃表。由于展覽會要在規定的時間和空間內完成全部運作過程。它要求在時間上必須統籌規劃、科學運籌、以達到預期的最優化效果。其中如展位招商、必須在一定的期限內完全落實。又如展品定位。它包括定項、定量、定性的分析研究階段和定人、定時、定點的組織落實階段。然后按預選展品、登記落實組織展品就位。

    展覽結束后按照規定清理展品、統一登記造冊、上報存檔。展示布展是展出前最緊張的一項工程，它包括展位搭建、展品就位、展具配套、裝飾布置、展品調整、動力安裝調試、人員配置、資料準備等。在進度上要根據展品的到貨順序、可供設施的條件以及符合搭建施工力量的素質條件、進行合理的時間進度安排，并留有彈性余地。物料供應和交通食宿是為以上內容服務的，能否“兵馬來到糧軍先行”，是整個進度安排中的重要環節，一般要提前做好進度安排和合理調度，要運籌帷幄，有備無患，萬不可“大意失荊州”。

    （4）材料計劃。它包括主材料和輔助材料的計劃編制，采購落實。要求材料的規格、型號、品種和數量與計劃相符。既不可盲目采購造成積壓浪費，也不要不留余量，現用現買而延誤工期。能否計劃合理、供需均衡是整個展覽設計中追求合理成本，提高效益的關鍵所在，也是對會展設計人員的重要考驗。

    （5）經費概算。它是整個展會的經濟命脈。其中包括展位招展、展品運輸、布展設計、勞務制作、場地租金、展具制作租賃、動力計費、安全防范、宣傳廣告以及交通食宿、新聞發布、工作人員的其他費用等。它是根據展覽規模、設計檔次、施工條件、管理能力以及外部環境而分別列出概算。它要從整個展覽的實際承受能力出發，精打細算、反復核實和平衡后而制定的概算方案。經報請主管高層審核批準后，方可進入實施運作。在實際運作過程中要有相關的財管人員進行監管執行，并把進展信息及時反饋到決策高層。一般在制訂概算時都要留有余地，防止不可預測因素的發生。

    以上是展覽會的主程序。圍繞這些主程序的內容和要求，還要分別列出完成這些主程序的子程序系統。也就是局部設計方案。例如，在展示布展中，對大會名稱、標識（如會標）、序言簡介、公共展具、安全防范、廣告公布以及參觀券、請柬、會刊、紀念品等要進行設計和選擇。對展位內的展板設計、圖片制作、廣告燈箱、影像制作以及各種模型、雕塑、投影、動漫、音響、燈光等均要在總體規劃設計的要求下進行局部設計、經篩選后定稿、制作、調試、安裝合成。由于展覽會的內容是豐富多彩的、展覽的設計形式也是千變萬化的，不能強求一律，要從實際內容出發，在設計風格、創作手段制作工藝以及展位功能開發上、材料更新上有所創新，有所變化，不能因循守舊，強行規范某個固定模式而盲目“一刀切”。相反，應鼓勵設計師有所發現、有所創新、有所前進，要以嶄新的技術、完善的藝術造型、經濟而又高效的設計質量和施工質量，爭取創造出最優的展會整體效果。只有把各個局部設計搞好，才能完成各個程序的任務。只有把各子程序達到優化時，才能確保主程序的完成，才能確保整個展會的系統工程的有效運作。為了突出重點，現結合個人體會，提出以下有關要求：

    １，總體設計要從實際內容出發，突出主題、形式新穎、雅俗共賞。要有創新意識，敢為天下先。

    ２，平面布局和立體構成要視野舒適、造型科學藝術、重點展品要突顯渲染。整個基調要和諧統一、互補互映，具有整體感和舒適度。

    3，展位設計要形式新穎、結構合理。功能開發要為方便展出，交流信息服務。展板要層次分明、疏密有效、文理通順。可覽性高。

    4，通用展具要結構安全，格調統一，可靠性高，可展性好，經濟實用。

    5，立面處理要參照當地的人體高度合理選擇視距、視高和視角（水平視角、垂直視角）。

    6，空間過渡要因地制宜、合理自然、盡量減少視覺疲勞和觀眾的行為惰性。

    7，實物展示要注意密度調整，梯度變化和色彩過渡以及三者間相互的比例關系，在可能的范圍內盡量提高展品的可覽性和可展性。

    8，色彩基調要根據光源色、環境色和展品固有色之間的相互關系，對色彩的明暗、過渡、冷暖變化、感情效應以及體積、重量感覺等要科學調度、藝術平衡、和諧統一，達到人的最佳視覺效果。

    9，自然采光與室內照明要匹配得當，局部人工強化照明要防止產生二次眩光以及光通量過強或不足。對光通量的分布要有節奏感，對光源照射距離要考慮安全措施。

    10，展位搭建的裝飾手法要能與內容呼應，要高雅大方、新穎時尚、簡約有致。選材要靈動適用、要有科技含量和可加工性能，要盡量考慮降低綜合成本。特裝效果要為展會功能服務，不要重形式輕功能。

    11，動態設施要考慮觀察方向，安全防范、動力配備要合理可靠。參觀通道要考慮觀眾流量和安全系數。

    12，音像效果。音像設施、演示模型、動漫展示等要分布合理、節制有方，防止過密而造成相互干擾。

    總之，展覽會的設計過程是個動態組合過程，很多因素都帶有隨機性，在設計過程中要在統一中求變化，變化中求統一。對各種因素間的相關性要通盤考慮，因地制宜。只有認真地探索展覽會的設計規律和相關要求，才能按照科學發展觀的要求，沿著會展業要“法制化、市場化、產業化、國際化”的方向發展，才能實現我國會展業可持續地發展，才能開創我國和諧會展的美好未來。